Visiter les archives départementales


Vous avez exploité les archives en ligne, vous avez un début d’arbre avec des dates et des noms, et maintenant, vous aimeriez en savoir plus sur les personnes que vous recherchez, mais les informations intéressantes ne sont pas disponibles sur internet. Qu’à cela ne tienne, vous allez vous déplacer aux archives et toucher du papier ou du parchemin, du vrai.

Oui, mais comment ?

La première chose à faire est d’aller sur le site des archives qui vous intéresse pour connaître les modalités d’ouverture de la salle de lecture. L’adresse, les horaires, la nécessité de réserver une place, etc.

Par exemple, les archives de la Drôme vous informent que la salle est ouverte en continu de 9h à 17h du lundi au vendredi, sans réservation. Les archives de l’Isère ont des horaires réduits le lundi, étendus le mardi, et sont aussi ouverts les premiers samedi du mois.

Une fois que vous savez quand vous y allez, préparez une liste des cotes dont vous avez besoin en vous aidant des inventaires en ligne. Je fais généralement un tableau Excel avec la cote, le type d’acte, la date, le nom des parties, et toutes les autres informations qui pourraient me servir comme le nom de notaire et le numéro du folio, par exemple. Je les classe aussi dans l’ordre d’importance, en regroupant par cote, parce que j’ai souvent plus d’actes à rechercher que de temps.

La veille du jour J, je glisse dans mon sac :

  • ma pièce d’identité pour l’inscription.
  • mon ordinateur avec son cable.
  • mon téléphone avec un cable de chargement et une batterie de secours pleine : je m’en sers comme point Wifi dans les salles de lecture qui n’ont pas de Wifi à disposition du public, et surtout je m’en sers comme appareil photo. Pensez à décharger vos photos sur votre ordinateur à la pause déjeuner : on a vite fait de remplir la carte mémoire.
  • ma liste de cotes, imprimée sur une feuille pour pouvoir l’annoter (quelles cotes j’ai demandée, quels actes j’ai effectivement trouvés).
  • un bloc-note.
  • un crayon à papier : les stylos sont interdits dans les salles de lecture.
  • une clé USB : les archives mettent parfois à disposition des appareils pour numériser des grands formats, comme des cartes ou des registres militaires. Si vous avez la malchance d’avoir à consulter des micro-films, les appareils les plus modernes permettent de télécharger une capture de l’image.
  • un jeton de caddie : au cas où il serait nécessaire pour le casier.

Une fois sur place, il faut commencer par créer votre carte de lecteur à l’accueil. On vous demande votre carte d’identité et de remplir un court formulaire. Attention, si vous n’avez pas la nationalité française, notamment si vous avez une nationalité hors UE, pensez à contacter les archives avant de venir pour savoir de quels documents ils ont besoin.

Ensuite déposez vos affaires dans un casier, en gardant ordinateur, téléphone, crayon, liste et clé USB, et dirigez-vous vers la salle de lecture. Pensez à faire un détour par les toilettes pour vous laver les mains : contrairement à ce qui est montré dans les films, on touche les documents avec ses mains nues, et c’est donc mieux quand elles sont propres.

On trouve toujours dans la salle de lecture au moins deux responsables de salle, dont un qui va délivrer les documents demandés et peut vous aider si vous avez des questions.

Les modalités de levée diffèrent d’une archive à l’autre, mais généralement :

  1. Vous passez commande d’une ou plusieurs cotes.
  2. Un magasinier se charge de rassembler les documents demandés et les apporte à la salle, souvent à des horaires fixes.
  3. Quand vous constatez que l’horaire de la levée est passé, vous allez demander votre cote au responsable de salle, qui vous donne le document et peut vous demander de signer un reçu.
  4. Une fois que vous avez terminé, vous rendez le document dans l’état où vous l’avez trouvé au responsable de salle.

Attention à ne pas désordonner les archives si celles-ci sont sous forme de liasse non reliée.

Soyez précautionneux quand vous tournez les pages, non seulement pour ne pas abimer les documents, mais aussi pour ne pas vous faire mal : les épingles utilisées autrefois pour accrocher des documents ensemble sont souvent rouillées. Pensez à vérifier que votre vaccin contre le tétanos est à jour.

Les photos se prennent toujours sans flash. Mettez votre document le plus à plat possible, et tenez votre téléphone parallèle et au centre du document. N’hésitez pas à refaire une photo si vous pensez que la première est ratée.

Si vous avez des documents dont les pages ont du mal à tenir ouvert, vous pouvez demander des poids au responsable de salle, à poser au coin des pages. De même, si votre registre est très épais, demandez des mousses ou un lutrin, qui permet de ne pas complètement ouvrir le registre et donc d’épargner la reliure.

Une fois que vous avez atteint le nombre maximal de documents empruntables pour la journée ou que les archives ferment, vous n’avez plus qu’à exploiter les (centaines de) photos que vous avez prises et à rajouter toutes ces informations dans votre arbre.


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